Beneficios que implica realizar estos trámites de manera virtual
Las notificaciones son aquellas que realiza la entidad que profirió un acto administrativo a las partes, a los terceros intervinientes o en general a una persona natural o jurídica determinada, con el fin de que conozcan su contenido y puedan ejercer los recursos de ley, o derechos respectivos.
La Autoridad Nacional de Licencias Ambientales, ANLA, venía realizando la notificación de sus actos administrativos mediante un procedimiento con las siguientes etapas:
- Se recibe el acto administrativo a través de las tareas de SIGPRO (herramienta informática para radicación de documentos como oficios, memorandos y resoluciones). Se realiza la verificación, se imprime y se incluye en la base de datos de control de actos (tabla de excel). Posteriormente se realiza otra verificación del acto administrativo.
- Se registra el usuario que se debe notificar o al que se debe comunicar en esta herramienta.
- Si el acto debe ser notificado, deberá verificarse si el usuario ha autorizado de forma expresa la notificación por medios electrónicos.
- Se realiza preparación de la plantilla “Envío Notificación por Correo Electrónico Con Recurso o Sin Recurso”, de acuerdo con el flujo del acto administrativo por notificar.
- Se carga el oficio en el aplicativo SIGPRO.
- Se registran los vistos buenos y firmas correspondientes al oficio.
- Se ejecuta la descarga del oficio y se realiza el montaje de la plantilla de correo electrónico.
- Se realiza el envío, verificando los anexos según corresponda.
- Se incluye la información realizada para tener la trazabilidad en la tabla de control de actos.
Modificaciones
- Se recibe el acto administrativo a través del módulo de la herramienta de “Notificación Electrónica”. Se realiza la verificación digital respecto a la configuración de la actividad.
- Pasa al proceso de notificación donde se verifica el correo electrónico donde se debe enviar la notificación.
- Se realiza el avance de estado “Envío notificación electrónica” donde el sistema prepara, arma plantilla, radica y envía correo electrónico.
- A través de los reportes se tiene el control exacto de las actividades realizadas dentro de un periodo de tiempo, la cual puede ser consultada en cualquier momento.
Beneficios
- Ahorrar tiempo, desplazamientos, papel.
- Mejorar los procedimientos de bioseguridad.
- Obtener los beneficios que implica realizar estos trámites de manera virtual.
Para saber más
Página Web ANLA