Evaluación y convalidación de tablas de retención documental y de valoración documental

Racionalizar el trámite de evaluación y convalidación de los instrumentos archivísticos

Una tabla de retención documental, TRD, corresponde a un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una disposición final.

La serie documental es el conjunto de unidades documentales, de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes.

La subserie se refiere al conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

La tabla de valoración documental, TVD, corresponde a un listado de series documentales o asuntos a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en un archivo central, así como una disposición final.

El Archivo General de la Nación maneja un Registro Único de Series Documentales, RUSD.

Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal; las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben inscribir en el RUSD sus tablas de retención documental y de valoración documental.

El Archivo Nacional evalúa y certifica que las tablas cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación.

Modificaciones

Precisar los requisitos que las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben reunir para su convalidación.

Beneficios

Existe una necesidad de precisar y complementar algunas materias reglamentadas en la norma vigente que se han prestado a diferentes interpretaciones o se consideran ambiguas.

Adicionalmente, se pretende racionalizar el trámite de evaluación y convalidación de los instrumentos archivísticos mediante las estrategias de estandarización y simplificación.

Para saber más

Acuerdo 004 de 2019, Archivo General de la Nación.